Cómo centralizar, segmentar y canalizar las consultas de alumnos y suscriptores

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Fundador
Hola, Ricardo.

Hemos estado esta mañana con Michal para lo de Dani (está por aquí, aunque con perfil bajo), pero te quería preguntar sobre un asunto completamente aparte.

Al negocio llegan todo tipo de preguntas, tanto de alumnos como de suscriptores:

Propuestas de contenido, agradecimientos, consultas random, problemas técnicos, dudas para comprar ("¿es para mí sí me pasa esto?"), peticiones de descuento (puntualmente las damos, en casos particulares) o solicitudes de factura (lo que menos). Esto por decirte algunas.

El tema es que según el tipo de consulta, las respondemos una persona del equipo u otra, o simplemente no respondemos:

Todo lo que tiene que ver con dudas para comprar, peticiones de descuento o consultas redireccionables a venta, son "mías".
Problemas técnicos, comprobaciones de pago, o temas administrativos, son del asistente virtual.
Las que no encajan con ninguna de las anteriores o agradecimientos muy currados, las responde Dani.

Además, estas consultas pueden llegar por tres canales: respuestas al email diario, email de la academia o plataforma de Discord (caso de alumnos).

El problema es que perdemos muchísimo tiempo porque al tener tantos canales diferentes y no saber de qué forma centralizar las consultas o segmentar por tipo de consulta, ando siempre revisando para quién es cada consulta y asignarla a la persona adecuada, y es un estrés que no veas.

O por ejemplo, yo no tengo acceso al email de la academia y me las reenvían.

Es decir, el proceso es muy ineficiente para nosotros. Sobre todo para mí, que tengo más proyectos y no solo este.

Entonces, había pensado en hacer "algo" para dirigir a la gente a que SOLO envíen consultas a un mismo lugar (por ejemplo, como los SaaS) y que tanto alumnos y suscriptores envíen por ahí sus cosas, y lo demás no lo contestamos.

Pero no sabemos si tiene sentido ni cómo hacerlo, a cuento de ser mucho más eficientes.

Muchas gracias por tu respuesta,
Gonzalo Abelaira
 
Hola, Ricardo.

Hemos estado esta mañana con Michal para lo de Dani (está por aquí, aunque con perfil bajo), pero te quería preguntar sobre un asunto completamente aparte.

Al negocio llegan todo tipo de preguntas, tanto de alumnos como de suscriptores:

Propuestas de contenido, agradecimientos, consultas random, problemas técnicos, dudas para comprar ("¿es para mí sí me pasa esto?"), peticiones de descuento (puntualmente las damos, en casos particulares) o solicitudes de factura (lo que menos). Esto por decirte algunas.

El tema es que según el tipo de consulta, las respondemos una persona del equipo u otra, o simplemente no respondemos:

Todo lo que tiene que ver con dudas para comprar, peticiones de descuento o consultas redireccionables a venta, son "mías".
Problemas técnicos, comprobaciones de pago, o temas administrativos, son del asistente virtual.
Las que no encajan con ninguna de las anteriores o agradecimientos muy currados, las responde Dani.

Además, estas consultas pueden llegar por tres canales: respuestas al email diario, email de la academia o plataforma de Discord (caso de alumnos).

El problema es que perdemos muchísimo tiempo porque al tener tantos canales diferentes y no saber de qué forma centralizar las consultas o segmentar por tipo de consulta, ando siempre revisando para quién es cada consulta y asignarla a la persona adecuada, y es un estrés que no veas.

O por ejemplo, yo no tengo acceso al email de la academia y me las reenvían.

Es decir, el proceso es muy ineficiente para nosotros. Sobre todo para mí, que tengo más proyectos y no solo este.

Entonces, había pensado en hacer "algo" para dirigir a la gente a que SOLO envíen consultas a un mismo lugar (por ejemplo, como los SaaS) y que tanto alumnos y suscriptores envíen por ahí sus cosas, y lo demás no lo contestamos.

Pero no sabemos si tiene sentido ni cómo hacerlo, a cuento de ser mucho más eficientes.

Muchas gracias por tu respuesta,
Gonzalo Abelaira
 
Hola Gonzalo!

Sentido tiene todo el del mundo. Ahora, en el cómo hacerlo, ahí ya entramos en el inacabable terreno del mundo online y de lo que os queráis complicar.

Se me ocurren así a bote pronto dos alternativas:

1 - Montar un sistema de tickets con algún ayudante que incluya IA, como el que tenemos nosotros en Me la saco. Funcionan realmente bien y puedes canalizar por el mismo agente de IA todo lo que te entre desde email, por el propio chatbot, etc. Incluso creo que se podría conectar con discord a través de zapier o algún conector. Estos agentes, cuando no son capaces de responder por ellos mismos, dan la opción al cliente de contactar, y en función del tema (que los puedes poner predefinidos) ese contacto le llega a quien le tiene que llegar.

2 - Montar una respuesta automática en todas las vías de contacto que canalicen las comunicaciones como vosotros queráis. Por ejemplo, que cuando alguien escriba al email de la newsletter, reciba un correo automático que diga, si escribes por este tema, deja tu mensaje aquí, por este otro asunto, pásate por aquí, si tienes dudas sobre la formación, aquí, etc. O bien directamente con un formulario de lógica condicional (wp forms, por ejemplo), les mandas a todos a una URL y lo primero que le preguntas es sobre qué va la duda (obligatorio), y en función de su respuesta, el aviso del formulario le llega a quien vosotros decidáis.

La primera sé que puede parecer compleja, pero yo usé intercom y me resultó muy sencillo de configurar todo.

Finalmente, hay una cosa que reduce infinitamente las dudas y las comunicaciones, y es algo que recae en ti, como copy, que es proporcionar la mayor cantidad posible y de la forma más clara posible. Me refiero a toda la información que os estén consultando. Por poner un ejemplo, yo no atendería a todo el mundo que me pregunta si el curso es para mi, porque si no te pasas el día contestando dudas, yo les diría: en la carta de ventas tienes toda la información y están resueltas todas las dudas, si tienes dudas de que esto sea para ti, mejor no lo compres... y listo.

Claro que, para poder hacer eso, de verdad las preguntas frecuentes y demás deben estar bien desarrolladas. Alguien pensará que es una locura, que se pierden ventas, pero si el copy se dedica a contestar emails en lugar de a vender masivamente, ahí es donde se pierden ventas.

Un abrazo fuerte!!!
 
Hola, Ricardo.

Por regla general, nos intentamos complicar lo menos posible.

Ahora para el tercer trimestre tenemos en mente añadir una IA para la (limitadísima) atención por wasap. No sé si te refieres a eso. Es que no sé cómo está en Me La Saco.
¿Tienes algún ejemplo de tu propuesta 1? Para ver bien a qué te refieres. No tiene por qué ser vuestro.

Y para el caso 2, ¿te refieres a algo como lo que actualmente tiene Isra?

La información está clara toda, otra cosa es que siempre hay personas a las que les gusta reclamar atención, en un negocio que tiene volumen.

De hecho, le planteé el otro día al cliente eliminar por completo la atención por WhatsApp porque a estas alturas y con la lista tan trabajada, el 90% son consultas que no proceden o personas que no van a comprar. Pero de momento, el cliente es reticente y cree que tiene que haber alguien ahí porque es mucho más cómodo para el comprador.

No sé si aquí Isra podría aportar algo más al respecto.

Y tú si tienes algo más que aportar, es bienvenido. Me sirve pero no termino de aterrizar lo que propones, posiblemente por mi ignorancia en toda esta parte.

Muchas gracias y un abrazo,
Gonzalo
 
Hola, Gonzalo.

Efectivamente, es justo lo que tenemos en Me la saco. Ahí puedes verlo y trastearlo.

Es un asistente de IA que chupa la información de la URL de ayuda y le pone esa capa de conversación que está bastante bien conseguida. Si no se resuelve la duda en un par de ocasiones, el cliente puede elegir hablar con un humano. Filtra el 90% o más de los mensajes.

De momento lo tenemos implementado con Intercom, que también se integra con Whatsapp, por lo que no tendríais problema con eso.

Ahora bien, en cuanto a las reticencias de tu cliente y la parte más estratégica, en el seminario de mentalidad Isra habla exactamente sobre esto y contó cómo subieron las ventas cuando se dejaron de resolver dudas a gente que lo único que quería era atención.

Si está en la carta de ventas, no se contesta. Eso es lo que mejor funciona. Y si, como dices, toda la información está súper clara, pues ya está.

Insiste en eso, que es lo mejor que podéis hacer.

Un abrazo!
 
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