Yo ya lo intenté con Notion, Obsidian, Logseq, Asana, Monday y unas cuantas más. La conclusión a la que llegué es: FRICCIÓN. Cuesta más manejar la herramienta que lo que pretendes hacer
Las tareas se gestionan en el tiempo, lo único que no puedes alterar. Y para ubicar tareas en el tiempo no hay nada como un calendario
Uso Calendar de Google y no uso las tasks, todo son eventos. No necesito casillas para marcar nada. Si una tarea (que para mí es un evento) se hace, queda en el pasado como histórico o se borra si es innecesario guardarla. Si no se hace se desplaza a mañana u otro día del futuro. Muy pocas tareas no requieren tiempo y si es así excepcionalmente les asigno el mínimo (15m para que se lean bien). Con eso te garantizas que en el día cabe lo que cabe. Nada de listas interminables. La posibilidad de poder meterle cualquier cosa de drive, o cualquier enlace a donde sea es más que suficiente. Hay extensiones que te permiten mandar cualquier página de internet, vídeo de youtube o lo que quieras al calendar
Las tareas repetitivas, eso de tener que desmarcar y pasarlo al día siguiente a mano me parece muy ineficiente. Si todos los días salgo a caminar, me pongo un evento repetitivo a una hora estimada y luego tengo la opción de arrastrarlo a otra hora, agrandarlo si anduve más de lo previsto y quiero conservarlo como histórico o eliminarlo si no quiero conservarlo o no lo hice. También está la opción de evento único que vas corriendo con el ratón de un día para otro. La flexibilidad y opciones son más que suficientes
Lo que en GTD llaman contextos, para mí son calendarios distintos. Trabajo, Salud, Finanzas...
Y lo que en GTD son proyectos para mí son eventos que en su interior tienen listas de tareas. Cuando veo en mi calendario Renta (8/10) quiere decir que es un proyecto de 10 tareas de las cuales ya hice 8). Dentro del evento en la lista voy poniendo en cursiva lo que está hecho y le pongo un
. Mientras el proyecto no acaba lo voy llevando al futuro. Si quiero conservar histórico de la evolución, creo copias del evento así puedo ver en el pasado el día tal, cómo estaba el proyecto. Tengo programados decenas de emojis en combinaciones de teclas que me permiten dar color y sobre todo utilidad a todo lo que anoto. Cuando no usaba emojis pensaba que eran una chorrada y solo servían para dar color. Pero lo cierto es que una imagen se procesa mucho más deprisa por la mente que un texto
Para las tareas que no quiero colocar a hora fija, está la opción "Día completo" y salen al principio de cada día en el calendario sin ubicarse en horas concretas
Después de crear categorías, áreas, árboles de jerarquías y mil historias con Notion y Obsidian me di cuenta que no tiene mucho sentido perder tiempo organizando documentos. El buscador de Drive y del calendar son tan poderosos que van a encontrar al instante cualquier cosa que quieras y tengas almacenada. Incluso integran OCR sobre fotos de documentos. Para qué organizar tanto la información. No vale la pena. La vas a encontrar en un suspiro aunque la tengas todas desordenada
Además desde el androide puede meter cosas por voz en el calendario o decirle que te las lea
Bueno, no me enrollo más. Después de probar muchas herramientas, muy potentes y espectaculares, me vuelvo a lo simple. Es lo que mejor me funciona. Fricción cero, inmediatez y todo al alcance de una búsqueda o comando de voz
