En mi caso soy panelista habitual en eventos organizados por terceros. Rara vez he organizado algo, pues lo mío es lo raro - en el asesoramiento de riesgos y seguros, que es mi campo - y es muy complicado apuntar y acertar cómo convocar y qué ofrecer en el ámbito de quienes hacen cosas que no hacen el resto.
Pero os puedo trasladar mi experiencia como corredor de seguros de empresas organizadoras de eventos con actividad global, puesto que no solo les doy soporte en materia de seguro, sino que intento que, mediante la cobertura de riesgos, hagan cosas que no se atreverían a hacer si no contaran con una "red" que los protegiera.
Y sí, la gente organiza eventos programando. Eso es lo fácil: es hacer una lista de todo lo que se necesita para que el evento sea posible, desde la elección del escenario, el cátering, la iluminación, audiovisuales, ponentes, presentadores, invitación a asistentes, autoridades o personas relevantes, logística, publicidad, grabación y streaming, etc. ¡Y no olvidemos a los patrocinadores, esos maravillosos pagafantas!
Pero, además, recomiendo tener en cuenta lo que proponía Chesterton: "La aventura puede ser loca, el aventurero cuerdo". Planificar no sirve de nada si no tenemos en cuenta el caos y, en ese punto, pasamos a otro concepto que es la preparación. Veamos algunos puntos clave:
- Un evento es, siempre, un cúmulo de personas expuestas a riesgos. Desde una intoxicación alimentaria a un incidente derivado del pánico. En cierta ocasión estaba impartiendo un curso para miembros de la MPI en el Eurobuilding de Madrid. Un curso para organizadores de eventos: las salidas de emergencia estaban bloqueadas por hermosos maceteros. ¿Solicitamos certificado de seguro a la empresa de cátering? ¿Certificado de que sus camareros - temporales - tienen contrato? Porque ya podéis imaginar el resultado, para el promotor del evento, si hay intoxicación, un shock anafiláctico porque un canapé no indica que tiene X alimento o un accidente laboral de un camarero en "B".
- Un evento se diseña meses antes de su ejecución. Por eso no sirven los seguros que cubren solo el día del evento. Algunos ni siquiera entienden que vale la pena cubrir el día anterior, de montaje, o el de desmontaje del hardware, pues es cuando es más probable causar daños al local arrendado. Un local que, por cierto, muchos seguros de eventos excluyen.
- Y, ya que estamos metidos en harina, os diré que está muy bien preocuparse por si lesionamos a alguien o dañamos bienes, pero ¿Qué pasa si causamos perjuicios que no derivan de un daño personal o material? Para ello debemos contar con cobertura de perjuicios patrimoniales puros o primarios. Ejemplos: olvidar el logo de un patrocinador o confundir a su CEO con otro, poner mal el apellido o la foto de un ponente confundiéndolo con otro competidor, errar en la fecha de convocatoria o, peor aún, en la de reserva de vuelos de ponentes, no realizar la reserva de autocares, calcular mal el cátering o ... olvidar los cables de conexión de equipos IT en una presentación de HP... Todos ellos casos que he vivido de primera mano y que generaron responsabilidad por parte del promotor, del organizador o de algún contratista sin seguro que acabó generando responsabilidad subsidiaria para los primeros.
Podría contaros mucho más, pero tan solo he querido daros una pincelada de un asunto en el que muchos no caen hasta que es demasiado tarde y es pensar que algo puede salir mal. Y, si bien el evento es algo que podemos medir y predecir bastante bien - salvo los tiempos, en España - lo que está claro es que lo que puede salir mal tiene una creatividad brutal. Y ahí es donde juega su papel un organizador de eventos profesional - reconozcamos que en todo lo que no es "lo nuestro" tan solo somos diletantes, a veces demasiado atrevidos - y un corredor de seguros. Porque si llega el momento, mejor tener paraguas que acabar empapado.
Y, hablando de paraguas, si el evento es al aire libre, podemos suscribir seguros de meteorología adversa que pueden contar con coberturas adicionales como incomparecencia de artistas o ponentes clave o cobertura de otras causas. En esta última, por ejemplo, entraría recuperar toda la inversión realizada si nos pilla...un apagón, una declaración de luto nacional, un volcán que cierra el tráfico aéreo o vete a saber qué.
Espero que este aporte os resulte de interés y que toque un punto en el que no estabais pensando.
Saludos
